事例サマリー
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業種 | 卸売業 |
| 従業員規模 | 約10名 |
| 所在地 | 札幌市 |
| 導入期間 | 約3週間 |
| 月額費用 | 0円 |
【成果ハイライト】
- 請求書処理時間：2日 → 30分（約96%削減）
- 送付ミス：月数件 → ゼロ
- 月末残業：常態化 → 解消
- 月額ランニングコスト：0円
札幌市内で卸売業を営む従業員約10名の企業が、月末になるたびに繰り返されていた「請求書の手作業送付地獄」を解消。Google DriveとGoogle Apps Scriptを組み合わせた自動仕分けの仕組みで、担当者の月末残業が完全になくなりました。
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導入前の課題：月末になるたびに「請求書の手作業送付」で残業が常態化していた
毎月末、経理担当者が1件ずつ請求書を作成し、取引先ごとにメール添付または郵送で送付する作業が2日間にわたっていました。
取引先数が増えるにつれ、月末の請求書送付業務だけで丸2日分の工数が消えていたのです。しかも作業が集中する月末は他の経理業務も重なるため、残業は当然のことのように常態化していました。
さらに「この取引先はメール送付でよかったか、郵送だったか」「このファイルは最新版か」という確認作業も手作業で行っており、送付先の誤りや添付ファイルの間違いといったミスも月に数件発生。ミスが発覚するたびに謝罪・再送の対応が必要となり、担当者の心理的負担も大きくなっていました。
ITツールの導入は「自分たちには難しそう」という思いから、長年にわたり改善できずにいたケースです。
施策内容：Google Drive＋自動仕分けスクリプトで「保存したら自動送付」の仕組みを構築
導入した仕組みの概要
| ツール | 用途 | 月額費用 |
|---|---|---|
| Google Drive | 請求書ファイルの一元管理・格納 | 0円 |
| Google スプレッドシート | 取引先マスタ（送付先・送付方法の管理） | 0円 |
| Google Apps Script（GAS） | 自動仕分け・メール送付ロジック | 0円 |
すべてGoogleの無料ツールだけで、月額0円で実現しています。
仕組みの流れ
- 担当者が Google Drive の所定フォルダに請求書PDFを保存する
- Apps Script が自動でファイル名を読み取り、取引先マスタと照合
- メール送付の取引先には自動でメール送信（本文・件名もテンプレートから自動生成）
- 郵送対応の取引先には「郵送リスト」に自動追記・印刷ボタンを通知
- 全送付完了後、送付ログをスプレッドシートに自動記録
導入ステップ
- 現状調査（1週目） — 取引先リストの整備状況、送付方法（メール/郵送）の振り分けルール、現在使用している請求書ファイルの命名規則を確認。
- 設計（2週目前半） — 取引先マスタのスプレッドシート設計、Apps Scriptのロジック設計、ファイル命名規則の標準化ルールを確定。
- 構築・テスト（2週目後半〜3週目前半） — スクリプト実装後、過去の請求書ファイルを使ってテスト送信。メールの文面・件名・添付形式を確認・調整。
- 稼働（3週目後半） — 本番稼働。最初の月は担当者立ち合いで確認しながら実施し、問題ないことを確認して単独運用へ移行。
「請求書を所定フォルダに保存する」だけで送付が完了するため、ITが苦手な担当者でもすぐに使いこなせるシンプルさが特徴です。
成果：処理時間2日→30分、送付ミスはゼロになり月末残業が解消
Before / After
| 指標 | 導入前 | 導入後 | 削減率 |
|---|---|---|---|
| 請求書送付処理時間（月） | 2日（約16時間） | 30分 | 約96%削減 |
| 送付ミス発生件数（月） | 数件 | 0件 | ゼロ化 |
| 月末残業 | 常態化 | 解消 | — |
| 月額ランニングコスト | — | 0円 | — |
定性的な成果
「月末が憂鬱じゃなくなりました。あの2日間が今は別の業務に使えます」との声。
送付ログが自動で残るようになり、「いつ・誰に・何を送ったか」がスプレッドシートで一目で確認できるように。
送付漏れ・誤添付ゼロで、取引先からの問い合わせが激減。信頼性も向上。
同じ課題を抱える企業へ
この事例は、以下のような状況にある卸売業・小売業・サービス業の企業で同様の効果が見込めます。
自社への適用チェックポイント
- 月末に請求書の送付作業が集中しており、残業が当たり前になっている
- 送付先・送付方法（メール/郵送）を担当者が都度確認しながら1件ずつ処理している
- 送付ミス（誤添付・送付漏れ）が発生したことがある
1項目でも当てはまる場合、同等の自動化が実現できる可能性があります。
費用感：今回の事例と同規模（従業員10名前後）であれば、月額0円での運用が可能です。詳しくは 瞬間DXのサービス詳細 をご覧ください。
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よくある質問
Q1. 導入期間はどのくらいかかりますか？
A. 取引先数や現在の請求書管理方法によって異なりますが、この事例では約3週間で稼働開始しています。
Q2. 初期費用と月額費用はいくらですか？
A. Google Drive・Googleスプレッドシート・Google Apps Scriptはすべて無料のため、月額費用は0円です。初期構築費用は規模・要件に応じてお見積りします。
Q3. 取引先が郵送対応の場合も自動化できますか？
A. 郵送対応の取引先については、印刷リストの自動生成・通知まで対応できます。郵送物の封入・投函は人手が必要ですが、準備作業の大部分を自動化できます。
Q4. 既存の請求書フォーマットを変える必要がありますか？
A. 基本的には現在のフォーマット（PDF形式）をそのまま使えます。ファイル命名規則の最小限の統一はお願いしますが、大きな変更は不要です。
Q5. 導入後のサポート体制はありますか？
A. 稼働後も定着まで伴走します。取引先が増えた場合のマスタ更新や、スクリプトの改善にも対応します。inanklは「作って終わり」ではなく、定着・活用まで一緒に走ることをポリシーとしています。