「DX」って難しそう…実は身近な話です
「DX（デジタルトランスフォーメーション）を進めなきゃ」という言葉を耳にする機会が増えました。でも正直なところ、「なんとなく重要そうだけど、自分の会社には関係ない話では？」と感じている経営者の方も多いのではないでしょうか。
そもそも「DX」とは何でしょうか。むずかしく言えばキリがありませんが、わかりやすくいうと「仕事のやり方をデジタルの道具に切り替えて、もっと楽に・速く・ミスなく動けるようにする取り組み」のことです。
大企業だけの話ではありません。むしろ、社員10〜50名規模の中小企業こそ、その変化の恩恵を受けやすいのです。
なぜなら、大企業は既存のシステムが複雑すぎて一気に変えられません。でも小さな会社は意思決定が早く、「やる」と決めれば翌週から変えることができます。そこが最大の強みです。
「うちには関係ない」と思っていた社長が変わった理由
実際に私たちがお手伝いした札幌の塗料会社では、毎月の受発注作業に月4時間以上かかっていました。それが仕事のやり方を見直したことで、同じ作業が10分以内に収まるようになりました。
特別な技術は必要ありませんでした。必要だったのは「何からやればいいか」という正しい順序だけです。
この記事では、非IT系の中小企業経営者の方に向けて、最初の3ステップを具体的にお伝えします。難しい話は一切ありません。
「DX」と「業務改善」は何が違うのか、という疑問をお持ちの方は、[業務改善とDXの違い──中小企業が混同しがちな2つの取り組みを整理する](/business-reform-vs-dx/)をあわせてご確認ください。
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Step1 紙の書類・FAXをやめる（スキャン・PDF化）
まず「紙」の問題から手をつける理由
多くの中小企業に共通する悩みが、紙の書類の管理です。
- 納品書・請求書が棚にぎっしり詰まっている
- 「あの書類どこいった？」という探し物に毎日時間をとられる
- FAXで書類を送受信するために会社に出社しなければならない
- 過去の書類をさかのぼるのが大変
この「紙問題」は、デジタル化の入口として最も着手しやすいテーマです。特別な知識も、大きな費用もかかりません。
具体的にやること
① 書類をスキャンしてデータ化する
複合機やスキャナーで紙の書類を画像データに変換します（PDFという形式が一般的です）。変換したデータは「会社共用のパソコン」や「インターネット上の共有フォルダ（Googleドライブなど）」に整理して保存します。
これだけで、「あの書類は4段目の引き出しの奥に…」という時代から、「キーワードで検索して一瞬で見つかる」時代に変わります。
② FAXを「メール受信」に切り替える
取引先との関係上、FAXをすぐに廃止できない場合もあります。そういう場合でも、「eFax」などのサービスを使えば、FAXで届いた内容をメールとして受け取れるようになります。受信のためだけに会社に来る必要がなくなります。
③ 新しい書類はデータで作って送る
取引先への見積書や請求書を、最初からパソコンで作ってデータ（PDF形式）で送りましょう。印刷・封入・郵送の手間が省け、保存も検索も楽になります。
どれくらい楽になる？
紙をデジタル化した会社では、「月20時間以上かかっていた書類整理が4時間以内に収まった」というケースも珍しくありません。まずはここから始めてみてください。
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Step2 連絡手段をメールからチャット・LINEに変える
メールの限界を感じていませんか？
社内・取引先とのやりとりをメールだけで行っていると、こんな問題が起きがちです。
- 返信が来るまで数時間〜1日かかる
- 「Re:Re:Re:...」とどんどん深くなる件名で、どれが最新かわからない
- 添付ファイルがどのメールに入っているか分からなくなる
- 急ぎの確認ができず、仕事の進みが止まる
チャットツールを使うと何が変わる？
LINEを使う（お客様・取引先向け）
すでにスマートフォンに入っているLINEは、最も手軽な連絡ツールです。「LINE公式アカウント」を設定することで、お客様とのやりとりをよりスムーズにできます。「電話が苦手」というお客様でも、LINEなら気軽にメッセージを送ってもらえることが多いです。
Chatwork（チャットワーク）などを使う（社内向け）
社内のコミュニケーションには「Chatwork（チャットワーク）」が使いやすく、中小企業に多く導入されています。無料プランでも基本機能が使えます。
主なメリットはこちらです：
- 既読確認ができる：「見てもらえたかどうか」がすぐにわかる
- 話題別に会話を分けられる：プロジェクト別・部署別にグループを作れる
- ファイル共有が簡単：書類・写真をすぐ送れる
- スマートフォンからも使える：外出先や自宅からでもリアルタイムに確認できる
メールより短いやりとりに向いているため、「確認お願いします」「了解です」程度のやりとりがグッと速くなります。
注意点：まず社内の少人数から試してみる
いきなり全員・全取引先を移行しようとすると混乱します。まずは社内の少人数（5人以下）でチャットを2週間試すところから始めましょう。慣れてきたら取引先にも提案していきます。
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Step3 売上・在庫・シフトをデジタルで一元管理する
「Excelでなんとかしている」からの卒業
多くの中小企業で、「売上管理はExcel」「在庫はノートに手書き」「シフトはホワイトボード」という管理方法が使われています。これ自体は間違いではありませんが、人数が増えるほど管理の負担が大きくなるという問題があります。
また、複数の担当者が別々のExcelを管理していると「どれが最新版？」という混乱も起きがちです。
どんなサービスを使えばいい？
売上・会計の管理
「freee（フリー）」「マネーフォワード クラウド会計」などのオンライン会計サービスが普及しています。請求書の発行から入金の管理まで一括できるうえ、税理士との情報共有も楽になります。月額数千円から使えます。
在庫の管理
「スマートマット」「ロジクラ」など、スマートフォンやタブレットで在庫をリアルタイムに管理できるサービスがあります。商品についたバーコードをスキャンするだけで在庫数が更新されるため、手書きの在庫帳と格闘する手間がなくなります。
シフト・出退勤の管理
「KING OF TIME（キングオブタイム）」「ジョブカン勤怠管理」などのシフト管理ツールは、シフトの作成・共有・修正をスマートフォンで完結できます。「紙のシフト表を写真に撮ってLINEで送る」という作業がなくなります。
導入の順番は「最も困っているもの」から
一度に全部入れようとする必要はありません。「シフト管理が毎月大変」「請求書の送付に時間がかかっている」など、今最も困っていることを解決するものを1つだけ試すのが成功のコツです。
1つ慣れたら、次のものを導入する。この繰り返しで、気がつくと会社全体がスムーズに動くようになっています。
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よくある失敗パターン3つと対策
デジタル化を進めようとして途中でやめてしまうケースには、共通したパターンがあります。事前に知っておくことで、同じ失敗を避けられます。
失敗① 「全部いっぺんにやろうとする」
よくある症状：新しいツールを一度に複数導入し、現場が追いつけなくなってやめてしまう。
対策：まず1つだけ試す。使えるようになってから次に進む。「完璧な環境を整えてから始める」のではなく、「小さく試して慣れる」が正解です。
最初の1〜2ヶ月は「使うことに慣れる期間」です。成果が出るのはその後です。
失敗② 「現場のスタッフを置いてきぼりにする」
よくある症状：経営者だけが「これを使うようにしてほしい」と言っても、現場が慣れずに使わなくなる。
対策：導入前に「これで何の悩みが解決するか」を現場スタッフに説明する。慣れるまでの期間（最低2週間）は、旧来の方法と併用して移行を丁寧に進める。
「押しつけ」ではなく「一緒に楽にする」という伝え方が大切です。
失敗③ 「費用だけかかって使われない」
よくある症状：月額費用はかかるのに、使い方がわからず放置される。お金だけかかる状態に。
対策：導入前に「このツールを使うことで、月何時間・何万円の節約になるか」を簡単に計算してみる。小規模なら無料プランから始め、実際に使えてから有料に切り替えるのが低リスクです。
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次の一手：札幌でデジタル化支援を依頼するなら
「何から始めればいいかはわかった。でも自社でやるのは心配…」という方も多いと思います。
実際、仕事のデジタル化を一人で進めようとしても、「どのサービスが自社に合うか」「設定や操作に詰まった時に誰に聞けばいいか」「費用を最小限に抑えながら進めるには」といった判断は、専門家のサポートがあると格段にスムーズです。
inankl（イナンクル）は、札幌を拠点に中小企業の業務デジタル化をまるごと支援する会社です。Googleのサービスを中心とした低コストな環境構築から、現場スタッフへの使い方の説明まで一括してサポートしています。
「まずは話だけ聞いてみたい」という段階でも歓迎しております。お気軽にご相談ください。
→ [札幌でDX支援をお探しの方はこちら：inankl 札幌DX支援ページ](https://inankl.co.jp/sapporo-dx/)
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この記事はinankl株式会社が作成しています。（最終更新：2026年3月）